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库存数量不对怎么对账分析返回>>

分享到: 时间:2019-06-14 9:51:40 作者:方可软件

本节讲解一下很多用户经常会遇到的一个疑问,就是在使用软件的过程中发现库存不对,例如:A商品昨天进了100件,今天出了50件,为什么库存是60而不是50,相信很多用户都有这样的问题。首先我们要搞清楚软件上的库存数量这个概念,这个库存数量是当前的数量,并不是某段时间或某天的库存数量,也就是说这个数量从我们开始使用软件录入第一笔数据就开始计算库存了,是整个软件开始使用到目前为止的一个数据结余,并不是某一段时间的库存,想要分析为什么是60而不是50,我们就要从这件商品的出入库明细去看,不能简单地认为是这两天的数据。下面以一个简单的例子来说明如何分析库存数量与明细数据

第一步,首先我们打开软件,进入到【查看库存】界面,查找出我们认为库存数量不对的那件商品,如下图所示,我们查的是S00001这件商品。

查看库存

在查看库存这个界面,有几个重要的列属性,仓库名称,商品编码,库存数量,这几样我们理解为,S00001这件商品在主仓库下的当前库存数量为99,为什么是99呢,怎么不是100,200,这就需要我们找出证据来说服为什么是99。

第二步,点击软件菜单的【仓库管理】-【库存出入明细表】这一项,打开库存的出入明细界面,如下图所示:

仓库管理

点击后就打开了【库存出入明细表】这个窗口,如下图

库存出入明细表

首先,开始日期我们一定要选择在使用软件之前的某个日期,比如我们使用软件是2011年来录数据的,那么这个开始日期就必须要在2011年之前,不能在之后,如果不记得了,可以随便选一个在这个日期之前的就行了,如上图的我们选择1900年

结束日期我们一定要选择在最后录入数据日期的之后的日期,比如最后使用是2019年,那我们就选择在这之后的,如2020年,如不记得了可以随便选择一个比这个靠后的就可以了,如上图我们选择2080年或2090年都可以,只要是靠后的就行了。

这样的操作目的就是为了保证所统计的数据包含了所有的,以免漏了某段时间的数据没有统计到。

然后在勾上商品编码那一项,输入我们的商品编码,如我们要查S00001这个编码的商品,选好后,下面的【状态选项】选择 统计已审核单据后,点击【生成报表】这个按钮就会统计这段时间内,S00001这件商品的所有出库与入库的数据了,如右边显示的效果

显示出了这件商品所在的仓库是主仓库,单据类型是什么,也就是做了什么样的单据,还有单号这些都是可以查到的具体数据,【数量变动】这个就是这件商品的一个明细数量,比如 采购入库单 数量变动为100的意思是做了一张采购单的进货数量是100,领用出库单的数量变动为-1的意思是,也做了一张领用出库单,领用数量为1。最后我们看下面的数量变动的合计是99,这个也就是我们【查看库存】那里的当前库存数量,也就证明了这件S00001的商品的库存数量为99是对的,并没有错误,因为出入明细的合计刚好等于库存数量的汇总,所以这是个简单的算术问题,就不多做解释了,到了这里相信大家已经明白了。就像银行卡的余额与存取款的明细一样的道理,存取款的明细合计最后肯定是等于余额的,库存的数据也是一样的,库存的数量就相当于银行卡的余额,这个库存出入明细的数据就相当于存取款的明细。所以算出来的账面数据是对的就证明软件上是没有问题的。


注意:如果我们算出来的明细合计与库存数量不一样,有几种原因。

  1. 所选择的开始日期与结束日期范围太小,没有统计到所有的单据信息,我们可以继续把开始日期与结束日期选择宽一点

  2. 有可能在使用过程中有错误,比如录单时的错误操作或录入了数据后通过某些操作进行不合法的操作等等一系列的误操作造成的计算错误

    如果像以上所说的统计出来不一样的话,我们可以在【查看库存】这个窗口点击工具条上面的【更多】按钮会弹出菜单,选择:重算库存这个菜单,软件会重新根据出入明细去自动重新合计一次库存的,通过这个操作可以校正库存的数量,如果通过这个操作还是不正常,那么就是数据本身就有错误了,比如通过一些人为或者外部因素把数据库里面的数据删除了,造成很多非常数据的存在。


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